Home

Laten wij eerlijk zijn. Als u een notaris nodig heeft, is dat meestal voor u niet het leukste wat u kunt bedenken. Het gaat bij ons aan tafel al snel over scheiding, uit elkaar gaan, overlijden, ruzie, geld lenen of belasting betalen…

Daar ligt voor ons juist de uitdaging. Uw notaris, Erica van Nimwegen-Dijkstra, van het notariskantoor Overwegend Notariaat in Egmond, gemeente Bergen (Noord-Holland) stelt alles in het werk om uw persoonlijke zaken zo voortvarend mogelijk te regelen. Dan kunt zich concentreren op andere (leukere) zaken.

Een ondernemer is van alle markten thuis en moet overal verstand van hebben. Er zijn zoveel zaken die uw aandacht vragen! Hoe fijn is het dan als de notaris voor u nadenkt over de juridische basis van uw onderneming, de statuten, rechtsvorm, overdracht naar de volgende generatie, aankoop van een nieuwe onderneming, risicospreiding, fiscale voordelen, zeggenschap en structuur.

Uw notaris, Erica van Nimwegen-Dijkstra, van het notariskantoor Overwegend Notariaat in Egmond, gemeente Bergen (Noord-Holland), houdt zich graag bezig met zaken waaraan u niet snel toekomt.

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Ons notariskantoor bevindt zich in Egmond aan den Hoef, gemeente Bergen (Noord-Holland) en is goed aan te rijden vanaf de diverse plaatsen in Noord-Kennemerland, zoals Egmond-Binnen, Egmond aan Zee, Bergen, Heiloo, Limmen en Castricum.

Wat streven wij na?

Hoge kwaliteit, voortvarendheid, betrokkenheid.

Persoonlijke betrokkenheid bij elke relatie, komt de kwaliteit van ons werk ten goede. Prettig werken is voor ons dat wij onze cliënten kennen en dat onze cliënten ons kennen. In de huidige snelle economie is voortvarendheid een must. Aan ons de uitdaging om zo voortvarend mogelijk te zijn, zonder concessies te doen aan de kwaliteit.

Artikel 1 – Algemeen

1. In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
Notaris: de te Egmond aan den Hoef, gemeente Bergen (Noord-Holland), gevestigde besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Overwegend Notariaat B.V. ingeschreven KvK nr.56466951.
Opdrachtgever: degene die een opdrachtbevestiging heeft ondertekend of op andere wijze een opdracht aan de notaris heeft gegeven of stilzwijgend met de opdrachtbevestiging akkoord is gegaan. Ingeval van oprichting van een rechtspersoon worden zowel (ieder van) de oprichter(s) als de rechtspersoon als hoofdelijke opdrachtgevers beschouwd.
Cliënt: Degene ten behoeve van wie de opdracht wordt uitgevoerd.

2. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door de notaris, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De werking van artikel 404 Boek 7 Burgerlijk Wetboek, dat hiervoor een regeling geeft en de werking van artikel 407 lid 2 Boek 7 Burgerlijk Wetboek dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt in het geval waarin twee of meer personen een opdracht hebben ontvangen, wordt volledig uitgesloten.

3. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op eventuele aanvullende of vervolg- of nieuwe opdrachten van de opdrachtgever. Afwijkingen dienen schriftelijk te worden overeengekomen. Bij strijd van algemene voorwaarden van opdrachtgever met deze algemene voorwaarden, gaan de algemene voorwaarden van de notaris voor.

4. Opdrachten worden door de notaris uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van opdrachtgever(s); derden kunnen daaraan in generlei opzicht rechten ontlenen. Indien opdracht wordt gegeven door een ander dan de cliënt is de notaris bevoegd van cliënt een bevestiging van de opdracht te vragen. Indien hierna wordt gesproken van opdrachtgever wordt daaronder ook verstaan de cliënt, tenzij van het tegendeel uitdrukkelijk blijkt.

5. Opdrachtgever is gehouden alle voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke gegevens aan de notaris te verstrekken, in te staan voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens en bij wijziging in die gegevens de notaris onverwijld daarvan in kennis te stellen. Opdrachtgever zal de gegevens verstrekken die de notaris of door de notaris ingeschakelde derden of banken nodig hebben om te voldoen aan verplichtingen om de identiteit van cliënten en daarmee verbonden personen vast te stellen (waaronder verplichtingen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties bij autoriteiten te melden. De notaris is als gevolg van Richtlijn van de Raad (EU) 2018/822 van 25 mei 2018 onder omstandigheden verplicht inlichtingen over meldingsplichtige grensoverschrijdende constructies te verstrekken aan de fiscale autoriteiten.
De notaris is bevoegd uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment waarop de opdrachtgever aan de verplichting uit de vorige zin heeft voldaan. Indien de notaris, doordat opdrachtgever onjuiste, onvolledige of onbetrouwbare gegevens verstrekt, schade lijdt of extra kosten moet maken, kunnen de daaruit voortvloeiende meerkosten en eventuele schade aan opdrachtgever in rekening worden gebracht.

6. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht werkzaamheden worden verricht die niet vallen onder de overeengekomen opdrachtbevestiging, wordt aan de daarop betrekking hebbende aantekeningen in het dossier van de notaris, inzake tussentijds overleg tussen opdrachtgever en de notaris, het vermoeden ontleend dat deze werkzaamheden in incidentele opdracht van de opdrachtgever zijn verricht.

7. Een vordering op de notaris kan niet worden gecedeerd of verpand.

Artikel 2 – Kosten

1. De door de notaris opgegeven kosten voor de werkzaamheden (honorarium) worden vermeerderd met de wettelijk verschuldigde omzetbelasting.

2. Opdrachtgever is gehouden tot betaling van de bij hem/haar, inzake het verrichten van de opdracht, ingediende nota’s/declaraties. Voorts is opdrachtgever gehouden tot betaling van alle door de notaris in het kader van de uitvoering van de opdracht betaalde extra kosten zoals reiskosten, kosten spoedzendingen, koerierskosten, griffierechten, taxatiekosten, vertaalkosten, kadasterkosten, leges, inschrijfkosten, recherchekosten en bankkosten, zoals spoed en telefonische overboekingen en de over de extra kosten eventueel wettelijk verschuldigde omzetbelasting; deze opsomming kan niet worden gebruikt om andere noodzakelijke niet genoemde kosten of verschotten uit te sluiten.

3. De notaris behoudt zich het recht voor één of meer voorschotnota’s in te dienen en de (verdere) uitvoering van de werkzaamheden op te schorten totdat de voorschotnota(s) is (zijn) betaald.

4. Ingeval van annulering van een opdracht is opdrachtgever in elk geval verschuldigd de kosten van de reeds verrichte werkzaamheden (uren x tarief + omzetbelasting) en de door de notaris betaalde extra kosten, zoals hiervoor bedoeld.

5. Als een geplande afspraak binnen 48 uur door de opdrachtgever wordt uitgesteld en daardoor extra werkzaamheden moeten worden verricht, behoudt de notaris zich voor daarvoor meerkosten aan opdrachtgever in rekening te brengen.

6. Indien de opdrachtgever een ander is dan de cliënt, zijn beiden hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de nota(s).

7. Op verzoek van de opdrachtgever kan een specificatie van de nota worden verstrekt. Deze specificatie is beperkt tot het aangeven van het aantal aan de behandeling van de opdracht bestede uren en de data waarop aan de opdracht is gewerkt.

Artikel 3 – Tijdige betaling nota(s)

1. Het eindbedrag van de nota betreffende het tot stand komen van een notariële akte moet steeds uiterlijk voor het tijdstip van het ondertekenen daarvan op de eigen bankrekening van de notaris zijn bijgeschreven; een opdracht aan of bevestiging daarvan door de bankier van de opdrachtgever is daartoe niet voldoende.

2. Iedere andere door de notaris bij opdrachtgever ingediende nota moet uiterlijk zijn bijgeschreven op de eigen bankrekening van de notaris op het op de nota aangegeven tijdstip. Bij gebreke van de vermelding van een zodanig tijdstip, dient de nota binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn bijgeschreven op de eigen bankrekening van de notaris.

3. Bij gebreke van tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim zonder dat enige sommatie of in verzuimstelling behoeft te hebben plaatsgevonden en is opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd vanaf het tijdstip dat het niet tijdig betaalde bedrag op de eigen bankrekening van de notaris had moeten zijn bijgeschreven tot de dag van de daadwerkelijke bijschrijving. Alles onverminderd de verdere rechten die de notaris ter zake kan uitoefenen.

4. Alle kosten ontstaan tengevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incasso van de vordering van de notaris zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn bij voorbaat vastgesteld op ten minste 20% van het door de notaris te vorderen bedrag met een minimum van 250 euro.

Artikel 4 – Akten bewaren

1. De notariële akten worden bewaard op de wijze en voor de duur zoals de Wet op het notarisambt regelt.

Artikel 5 – Aansprakelijkheid, toepasselijk recht en geschillen

1. Op de aansprakelijkheid zijn van toepassing deze algemene voorwaarden en voorts de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) geformuleerde algemene voorwaarden voor de beroepsaansprakelijkheid. Hierin staat vermeld:
Art.1: Overeenkomstig de voorschriften van de KNB heeft elke notaris die lid is van de KNB zijn beroepsaansprakelijkheid verzekerd in overeenstemming met hetgeen voor een notaris redelijkerwijs door verzekering valt te dekken.
Art.2: De verzekeringsvoorwaarden van de door de KNB voorgeschreven verzekering zijn als volgt: – verzekerde som: 25.000.000 euro als maximum per gebeurtenis per notaris per jaar; – jaarmaximum: 50.000.000 euro per verzekeringsjaar per notaris; – verzekerden: notarissen, waarnemend (kandidaat-)notarissen, oud-notarissen en erfgenamen van overleden notarissen in Nederland.
Art.3: Indien in de werkzaamheden, die worden verricht ter uitvoering van de aan de notaris gegeven opdracht, een of meer fouten worden gemaakt, is de met betrekking tot die werkzaamheden aan de opdrachtgever(s) en derden te betalen totale schadevergoeding beperkt tot het bedrag waarvoor de aansprakelijkheidsverzekering, in voorkomend geval de notaris aanspraak op uitkering geeft vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de verzekeringsvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar(s) is.
Art.4: De in art.3 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval de notaris aansprakelijk is voor fouten van door hem ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van door hem bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd.
Art.5: De aansprakelijkheidsbeperking als omschreven in art.3 geldt ook indien de notaris ten onrechte zijn dienst heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.
Art.6: De aansprakelijkheidsbeperking als opgenomen in de artikelen 3, 4 en 5 van deze voorwaarden is tevens gemaakt ten behoeve van de waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen.
Art.7: Op de aansprakelijkheid van de notaris, zijn waarnemer en zijn medewerkers in de zin van art.6 is Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter.

2. Elke vordering tot schadevergoeding verjaart een jaar na de dag waarop de cliënt bekend is geworden met de schade en met de aansprakelijkheid van de notaris daarvoor.

3. De hiervoor geformuleerde aansprakelijkheidsbeperking geldt ook indien de opdracht niet tijdig uitgevoerd wordt of zich bij de uitvoering van de opdracht een nalaten voordoet.

4. De opdrachtgever zal aan de notaris vergoeden al die bedragen die de notaris ten onrechte aan de opdrachtgever heeft betaald ten gevolge van een fout, zowel ten gevolge van een type- en/of rekenfout en/of een kennelijke onjuiste interpretatie van de aan de betaling ten grondslag liggende overeenkomst in de nota van afrekening.

Artikel 6 – Inschakeling van derden

1. De notaris mag bij de uitvoering van de opdracht anderen (zoals koeriers, deurwaarders, vertalers, deskundigen en juridische adviseurs) inschakelen voor zover dat voor die uitvoering wenselijk is. De notaris mag de opdracht aan de ander geven in eigen naam of als gevolmachtigde in naam van de cliënt.

2. De cliënt is gebonden aan de voorwaarden die de notaris (in eigen naam of in naam van de cliënt) met door hem ingeschakelde anderen overeenkomt. De notaris is niet aansprakelijk voor schade die optreedt door een handelen of nalaten van door hem ingeschakelde anderen.

3. Als de notaris gelden van een cliënt of een derde onder zich houdt, is de cliënt gebonden aan de voorwaarden van de bank waarbij de gelden worden aangehouden. De notaris is niet aansprakelijk voor schade die optreedt door een handelen of nalaten van de bank.

Artikel 7 – Vertrouwelijkheid en dossiers

1. De notaris en de cliënt zullen de opdracht en alles wat daarmee samenhangt of waarvan zij uit hoofde van de opdracht kennis krijgen geheim houden. Elk van hen zal redelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat aan de notaris verbonden personen hetzelfde doen.

2. De eerste zin van paragraaf (1) hierboven geldt niet voor zover openbaarmaking verplicht is krachtens de wet of een bindende uitspraak van een rechter of een overheidsorgaan of, wat de notaris betreft, voor zover openbaarmaking wenselijk is met het oog op de uitvoering van de opdracht.

3. De notaris zal zijn dossiers en alle stukken en andere gegevensdragers waarover hij uit hoofde van de opdracht beschikt, gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaren. Na afloop van die termijn mag de notaris stukken zonder mededeling aan de cliënt vernietigen.

Artikel 8 – Beëindiging van de opdracht

1. De cliënt kan de opdracht op elk moment beëindigen, maar uitsluitend door een schriftelijke mededeling aan de notaris.

2. De notaris kan de opdracht beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van veertien dagen, of met onmiddellijke ingang als de cliënt een declaratie niet binnen dertig dagen na de betaaldatum betaalt, maar steeds uitsluitend door een schriftelijke mededeling aan de cliënt.

3. Als de opdracht eindigt, is de cliënt honorarium verschuldigd voor het werk dat de notaris voor het einde van de opdracht heeft verricht, en voor het mogelijke werk dat de notaris na dat einde noodzakelijk moet verrichten om de zaak over te dragen aan de cliënt of een derde.

Artikel 9 – Toepasselijk recht; klachten en geschillen

1. De overeenkomst van opdracht en elke niet-contractuele verplichting die voortvloeit uit of verband houdt met die overeenkomst, worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht.

2. Op de werkzaamheden van aan de notaris verbonden personen is de klachtenregeling van Overwegend Notariaat van toepassing, die is te vinden op www.overwegendnotariaat.nl. Op notariële werkzaamheden van bij de notaris werkzame (kandidaat)notarissen is ook van toepassing de Verordening Klachten en geschillenregeling van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, zie ook www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.

3. De paragrafen hierboven zijn van overeenkomstige toepassing op niet-contractuele verplichtingen van aan de notaris verbonden personen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst van opdracht. Deze paragraaf is een onherroepelijk derdenbeding ten behoeve van elke met de notaris verbonden persoon.

Artikel 10- Persoonsgegevens

1. Begrippen die in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) zijn gedefinieerd, hebben in dit artikel dezelfde betekenis als in de AVG.

2. De cliënt vrijwaart de notaris en met de notaris verbonden personen voor eventuele aanspraken van derden en andere schade die de notaris of een met de notaris verbonden persoon lijdt in verband met een verondersteld onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens in het kader van de opdracht, voor zover de notaris deze persoonsgegevens van de cliënt of in opdracht van de cliënt heeft ontvangen.

3. De cliënt zal de op grond van de AVG verplichte informatie over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de opdracht verstrekken aan de betrokkene. De cliënt doet dat binnen de daarvoor geldende termijn op grond van de AVG. De notaris zal het contactpunt zijn voor betrokkenen die hun rechten op grond van de AVG jegens haar uitoefenen.

4. Ieder van de partijen informeert de ander zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de opdracht. De cliënt en notaris overleggen met elkaar voorafgaand aan het doen van eventuele meldingen hiervan aan toezichthouders en betrokkenen.

5. Ieder van de partijen informeert de ander zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van een onderzoek van een toezichthouder in verband met persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de opdracht.

 
3 mei 2019

Cliëntenonderzoek

Op grond van de Notariswet moeten alle cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren hun identiteit door de notaris laten vaststellen en laten verifiëren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. De mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek dat de notaris op grond van de Wwft verplicht is te doen. Verscherpt onderzoek is bijvoorbeeld verplicht voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden (PEP’s).

Het is voor de notaris verboden werkzaamheden voor een cliënt te verrichten als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond. Als er al een relatie met de cliënt bestaat, wordt die in dat geval beëindigd. Als er daarnaast aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, is de notaris verplicht een melding te doen bij de FIU-Nederland.

Identiteit cliënt

Onderdanen van de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek pas-poort of dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument als zij langer dan drie maanden in Nederland verblijven. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan

UBO’s van rechtspersonen

De identiteit van een cliënt-rechtspersoon, zoals een bv, een nv of een stichting kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd, oftewel ultimate beneficial owners. Iedere rechts persoon heeft ten minste één UBO, maar kan meerdere UBO’s hebben. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, wordt een persoon die behoort tot het hoger leidinggevend perso-neel van de cliënt aangemerkt als pseudo-UBO.

Meldingsplicht

Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels vanaf 1 mei 2019 geen contante bedragen aannemen of uitbetalen boven € 2.500. Op grond van de Wwft geldt voor de notaris de verplichting contante betalingen te melden bij de FIU-Nederland. Met ingang van 25 juli 2018 geldt deze meldingsplicht voor contante betalingen van € 10.000 of meer, aan of door de notaris. Gezien het verbod in de beroepsregels zullen contante betalingen boven € 2.500 in principe niet voorkomen. De meldingsplicht geldt echter ook als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. Door de cliënt voorgenomen contante betalingen aan de notaris of gewenste uitbetalingen van € 10.000 of meer die niet worden uitgevoerd, moeten ook gemeld worden.

De notaris heeft geen meldingsplicht als eventuele (voorgenomen) ongebrui-kelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.

Via de Notaristelefoon kunt u vragen direct voorleggen aan
een (kandidaat-)notaris.
De Notaristelefoon is iedere werkdag bereikbaar van 9.00 tot 14.00 uur,
telefoon 0900 – 346 93 93 (0,80 euro per minuut).
Kijk op www.notaris.nl voor actuele tarieven en overige publieksinformatie.

Versie mei 2019
Uitgave Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
Postbus 16020
2500 BA Den Haag

1. Begripsomschrijving

Dienstverlener:
Een notaris, kandidaat-notaris of een persoon die valt onder de verantwoordelijkheid van de notaris werkzaam bij Overwegend Notariaat B.V..

Klacht:
Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door de (kandidaat)notaris of een medewerker van Overwegend Notariaat door of namens de cliënt kenbaar gemaakt.

Klager:
De cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.

Overwegend Notariaat:
Overwegend Notariaat B.V., statutair gevestigd te Bergen (Noord-Holland).

Klachtenprocedure:
De op het kantoor gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.

Klachtenregeling:
Dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de bij Overwegend Notariaat gehanteerde klachtenprocedure.

Beklaagde:
De voor de behandeling van het dossier waarover wordt geklaagd verantwoordelijke (kandidaat-) notaris.

Klachtendossier:
Een intern per klacht bij te houden dossier, waarin opgenomen alle documenten die met de betreffende klacht verband houden.

2. Doelstellingen

De doelstellingen van de klachtenregeling zijn:

– het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
– het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
– behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
– medewerkers trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
– verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

3. Informeren van de cliënt

De dienstverlener:

– wijst de cliënt erop dat Overwegend Notariaat een klachtenregeling hanteert;
– deelt de cliënt mee dat de mogelijkheid bestaat om:

• de klacht – ter bemiddeling – schriftelijk voor te leggen aan Geschillen Commissie Notariaat;
• een tuchtrechtklacht in te dienen tegen de (kandidaat-) notaris bij de bevoegde Kamer van Toezicht;
• indien cliënt stelt dat hij door toedoen van de dienstverlener schade heeft geleden een vordering in te stellen bij de rechtbank;
• (de Ombudsman schriftelijk te verzoeken een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de (kandidaat)notaris zich jegens hem heeft gedragen;
• stuurt de cliënt op verzoek meer informatie omtrent klachtprocedures in het notariaat.

4. De interne klachtenprocedure

Wanneer een cliënt op enigerlei wijze Overwegend Notariaat benadert met een klacht dan dient de betrokken dienstverlener altijd daarvan in kennis te worden gesteld.
De beklaagde tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen.
De beklaagde draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling en de wettelijke bepalingen dienaangaande.
Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd.
De beslissing over de klacht wordt aan de cliënt schriftelijk en gemotiveerd medegedeeld.
Wanneer in het contact met de cliënt de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld wordt de kwestie op verzoek van klager voorgelegd aan één van de instanties genoemd in artikel 3 overeenkomstig de daarop van toepassing zijnde regelgeving.

5. Registratie en classificatie van de klacht/ontvankelijkheid

Alle klachten worden geregistreerd en opgenomen in het betreffende klachtendossier.
De beklaagde registreert en classificeert de klacht.
De klacht wordt geclassificeerd naar wijze van indiening als
A. mondeling
B. schriftelijk
naar aard van de klacht volgens onderstaande categorieën
I. klachten over werkwijze van/bejegening door de dienstverlener en/of (kandidaat-) notaris
II. klachten over juridisch-inhoudelijke aspecten van de dienstverlening
III. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening
IV. klachten over praktijkvoering in het algemeen
Een klacht kan in meerdere klassen worden ingedeeld.
De beklaagde bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen acht (8) werkdagen.
De klacht wordt niet in behandeling genomen indien zij betrekking heeft op een gedraging/uitlating:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze klachtenregeling is behandeld;
b. die langer dan één (1) jaar voor de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van één van de instanties als bedoeld in artikel 3 is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest.
Van een beslissing wordt klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier (4) weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennisgesteld.

6. Verantwoordelijkheden

De beklaagde is verantwoordelijk voor de behandeling- en afhandeling van de klachten.
De beklaagde is verantwoordelijk voor de volledigheid van het klachtendossier.
De beklaagde stelt de klager en de dienstverlener in de gelegenheid om te worden gehoord. Van het horen maakt hij een verslag.
De beklaagde houdt de dienstverlener en de klager op de hoogte van de verdere afhandeling van de klacht.
De klacht dient binnen zes (6) weken schriftelijk namens Overwegend Notariaat afgehandeld te zijn, tenzij de beklaagde de afhandeling voor ten hoogste vier (4) weken verdaagt. De beklaagde stelt de klager en de dienstverlener hiervan schriftelijk op de hoogte.
De beklaagde zorgt voor een schriftelijke- en gemotiveerde reactie naar de klager op zijn klacht.

7. Analyse van de klachten

Het klachtendossier wordt na afhandeling van de klacht gearchiveerd.
Overwegend Notariaat zorgt voor een overzicht van het aantal geregistreerde- en afgehandelde klachten en verwerkt deze gegevens en maakt jaarlijks een analyse.
Aan de hand daarvan wordt tezamen met alle medewerkers bezien wat kan worden gedaan ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van (interne)procedures en ter verbetering van de kwaliteit van haar dienstverlening.

WWFT

Op 1 augustus 2008 is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) in werking getreden. Op 25 juli 2018 is aanvullend hierop de Implementatiewet vierde anti-witwasrichtlijn van kracht geworden.

Toepassing

Overwegend Notariaat past de WWFT toe op de volgende zaken:
• zaken in de onroerend goed praktijk;
• zaken in de ondernemingsrechtpraktijk;
• beheren van effecten, munten, biljetten of andere waarden in het kader van een nalatenschap;
• beheren van gelden of andere waarden als bewindvoerder;
verzorgen van belastingaangiften.

De WWFT wordt niet toegepast in familierechtzaken (bijvoorbeeld het opstellen van testamenten, huwelijkse voorwaarden, samenlevingsovereenkomst).

Op grond van de WWFT is Overwegend Notariaat verplicht tot het verrichten van cliëntenonderzoek: er moet onderzoek gedaan worden naar de cliënt en de achtergrond en het doel van een beoogde transactie of zakelijke relatie. Daarmee wordt beoogd transacties tijdig als ongebruikelijk te herkennen en te voorkomen dat de dienstverlening van kantoor wordt misbruikt voor witwassen en financiering van terrorisme.

Dat de WWFT van toepassing is op onze werkzaamheden betekent voor u dat uw identiteit met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs geverifieerd dient te worden.

PEP

Naast de verplichte identificatieplicht moeten wij vaststellen of u een politiek prominent persoon (PEP) bent.

Wie is een publiek prominent persoon (PEP)?

Dit is een persoon die een van de volgende functies bekleedt of in de afgelopen 12 maanden heeft bekleed In Nederland of in het buitenland:
1. staatshoofd, regeringsleider, (onder)minister, staatssecretaris;
2. parlementslid en lid van een soortgelijk wetgevend orgaan;
3. lid van een bestuurslichaam van een politieke partij;
4. lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijzen waartegen geen beroep openstaat behoudens uitzonderlijke omstandigheden;
5. lid van rekenkamer of raad van bestuur van een centrale bank;
6. ambassadeur, zaakgelastigde en hoge officier van strijdkrachten;
7. lid van het leidinggevend, toezichthoudend of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
8. (plaatsvervangend) bestuurder en lid van raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie.

Denk bij internationale organisatie aan: de Verenigde Naties, de instellingen van de Europese Unie, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie en de Wereldhandelsorganisatie.

Familielid van PEP

De volgende familieleden van een publiek prominent persoon worden ook als PEP aangemerkt:
1. de echtgenoot of soortgelijke partner van de PEP;
2. kind en echtgenoot van een kind (of soortgelijke partner) van de PEP;
3. vader of moeder van de PEP;

Nauwe zakelijke band met van PEP

Heeft u een nauwe zakelijke band met (een rechtspersoon ten behoeve van) een publiek prominent persoon, dan wordt u ook aangemerkt als een PEP.

Waarom nodig?

Publiek prominente personen bekleden een functie waarin zij extra vatbaar zijn voor corruptie. Als notaris zijn wij daarom wettelijk verplicht om te onderzoeken of een cliënt een publiek prominent persoon is. Als dat zo is, dan is er verscherpt toezicht vereist. Deze verplichting voor de notaris komt voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

UBO

Is een cliënt een rechtspersoon dan dient de achterliggende belanghebbende/natuurlijk persoon die kort gezegd uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over cliënt-rechtspersoon te worden vastgesteld (de UBO).

Wat is een UBO?

De afkorting staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’, oftewel de Uiteindelijk Belanghebbende. Kort samengevat is de uiteindelijk belanghebbende de natuurlijke persoon die direct of indirect:
• Een belang heeft van minstens 25% in het kapitaal van de rechtspersoon, of
• Minstens 25% van de stemrechten kan uitoefenen in een algemene vergadering, of
• Begunstigde is van minstens 25% van het vermogen van de rechtspersoon.

Een rechtspersoon kan meer dan één Uiteindelijk Belanghebbende hebben.

Wat wordt hier onder belang verstaan:

• kapitaalbelang, bijvoorbeeld aandelen of certificaten;
• stemrechten in de aandeelhoudersvergadering;
• feitelijke zeggenschap;
• bij een stichting of trust: het recht op uitkering van het vermogen of bijzondere zeggenschap over dat vermogen.

Wat is een direct belang:

Een belang rechtstreeks in de onderneming waarvoor deze verklaring wordt gevraagd.

Wat is een indirect belang:

Een natuurlijk persoon die via een andere rechtspersoon belang heeft in de onderneming waarvoor deze verklaring wordt gevraagd.

Is er geen Uiteindelijk Belanghebbende?

Benoem dan een Pseudo-Uiteindelijk Belanghebbende. Dit is een natuurlijk persoon die behoort tot het hoger leidinggevend persoon van de cliënt. Bijvoorbeeld een statutair bestuurder.

Waarom nodig?

Om te voorkomen dat natuurlijke personen, met kwade bedoelingen, zoals het witwassen van geld of financieren van terrorisme, zich kunnen verschuilen achter een rechtspersoon zijn wij verplicht om de identiteit van iedere UBO vast te leggen.Deze verplichting komt voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).

Meer informatie?

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Overwegend Notariaat via info@overwegendnotariaat.nl of telefonisch 072 – 506 61 71.